La direttiva Comunitaria 2010/45/Ue del 13 luglio 2010 u.s., nell’ambito di una serie di indicazioni rilevanti ai fini della normativa IVA, prevede una semplificazione delle regole di emissione delle fatture elettroniche qualora i soggetti passivi strutturino adeguati controlli interni di gestione idonei ad assicurare l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto documentale. Tale indicazione deriva dalla necessità di agevolare la diffusione della fatturazione elettronica quale strada per ridurre i costi amministrativi delle imprese europee e quindi aumentarne la competitività, con l’auspicio che gli oneri amministrativi e il trattamento delle fatture elettroniche sia analogo o comunque equivalente a quanto già avviene per le fatture cartacee.
Gli aspetti che meritano di essere messi in luce sono diversi:
1. A livello europeo si è ribadito che la fatturazione elettronica consente di snellire i processi amministrativi delle aziende, abbattendone i costi, e pertanto deve essere ulteriormente incoraggiato ed agevolato;
2. Si apre la possibilità di utilizzare anche tecnologie differenti dalla firma elettronica avanzata e dalla trasmissione elettronica di dati (EDI), fino ad oggi unici elementi in grado di garantire l’origine e l’integrità delle fatture, peraltro richiamati dalla direttiva quali esempi con piena validità: si ribadisce peraltro la necessità che in ogni caso “le fatture devono corrispondere a cessioni o prestazioni realmente effettuate e occorre assicurarne l'autenticità, integrità e leggibilità”.
a. “Autenticità dell'origine” implica la comprovazione del¬l'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della Fattura
b. “Integrità del contenuto” implica che il contenuto richiesto in conformità con la presente direttiva non è stato alterato.
3. Si evidenzia che possono essere utilizzati adeguati “.. controlli di gestione …. per creare piste di controllo affidabili tra fatture e cessioni prestazioni..”, assicurando in tal modo che qualsiasi fattura (sia essa cartacea o elettronica) sod¬disfi tali requisiti.
4. Si definisce “fattura elettronica” una fattura contenente le informazioni richieste dalla stessa direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico e contestualmente si ribadisce che è necessario l’accordo con il destinatario per ricorrere a tale modalità di fatturazione.
5. In caso di lotti comprendenti una pluralità di fatture elet¬troniche trasmesse allo stesso destinatario o messe a sua disposizione, le indicazioni comuni alle diverse fatture pos¬sono essere menzionate una sola volta, nella misura in cui, per ogni fattura, la totalità delle informazioni sia accessibile.
Gli stati membri hanno ora tempo fino al 31.12.2012 per legiferare per dare attuazione alla suddetta direttiva.
Cosa possono fare nel frattempo le nostre aziende?
Certamente prendere atto che a livello comunitario si è ribadita la valenza della fatturazione elettronica quale strumento di competitività ed efficienza, con la considerazione che senz’altro le nostre aziende son chiamate ad un’analisi interna su quale sia lo sforzo da fare per poterla attuare: il contesto che si sta via via delineando vede, con il passare del tempo, sempre più aziende ed enti avvicinarsi a tale modalità di fatturazione, quantomeno internamente (dematerializzando fin dall’origine la propria copia della fattura emessa), e tali soggetti rappresentano già oggi potenziali interlocutori che proporranno/accetteranno accordi di fatturazione elettronica con i propri fornitori/clienti.
Inoltre vi è l’importante semplificazione (punti 2 e 3 sopra indicati) connessa al superamento della nozione di “documento” (la cui autenticità e integrità erano garantite dall’uso di Firma digitale o sistemi EDI), a favore del riconoscimento della validità di un “processo di formazione documentale” caratterizzato dall'utilizzo di apposite piste di controllo gestionale, interne al soggetto emittente, tali da garantire la perfetta corrispondenza tra fattura emessa e prestazione o cessione effettuata. Nel dettaglio dovrà esistere un collegamento inequivocabile tra tutta la documentazione rilevante nel ciclo di fatturazion: partendo dagli accordi commerciali si dovrà potere arrivare alla quietanza di pagamento e alle registrazioni contabili passando per eventuali bolle di consegna della merce e, logicamente, per la fattura emessa. Il processo di controllo si potrà poi completare con la conservazione sostitutiva dei documenti, così da garantire nel tempo non solo la non alterabilità del contenuto ma anche e soprattutto la loro leggibilità.
Quanto sopra non crea difficoltà alcuna per le realtà che ad oggi hanno già implementato processi di fatturazione elettronica (strutturando tali processi con uso di firma digitale o interazioni tra sistemi con modalità EDI) che mantengono invariata la validità, ma rappresenta piuttosto una “deregulation” molto utile alle aziende che possono già vantare processi interni contabili-amministrativi adeguatamente organizzati e strutturati con sistemi gestionali integrati, già quindi in grado di garantire con poco sforzo i sopra richiamati “controlli interni di gestione”.
Ne consegue quindi un’ulteriore importante considerazione: nei prossimi 12/24 mesi le aziende che riorganizzeranno i propri sistemi informativi-contabili e che opteranno per solide soluzioni ERP almeno nella parte relativa ai cicli di fatturazione e contabilità, integrate con efficienti soluzioni di gestione elettronica documentale, potranno molto facilmente conseguire un “sistema di controllo” in grado di certificare i livelli di integrità prospettati dalla direttiva comunitaria per consentire di sfruttare flussi di fatturazione elettronica senza appesantire ulteriormente i processi amministrativi interni.
La riflessione finale, a parere di chi scrive, è che le nostre aziende non potranno indugiare ancora a lungo nel far evolvere i propri sistemi informativi-gestionali verso soluzioni orientate a conseguire crescenti livelli di efficienza e di contenimento dei costi, anche riorganizzando profondamente i loro ambiti amministrativi: la fatturazione elettronica è l’obiettivo da conseguire, a pena di essere meno competitivi rispetto alle aziende di altri paesi europei, già interessati da una sua crescente diffusione.
a cura di:
dott. Andrea Cortellazzo
pubblicato su:
C&S Informa, volume 11, numero 7 anno 2010