In origine il DMEF 23 gennaio 2004[1] prevedeva la sua inapplicabilità “alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane” e tale situazione è rimasta immutata fino al 26 novembre u.s., data in cui l'Agenzia delle Dogane ha emanato la Circolare 22/D con cui ha avviato le procedure di sdoganamento telematico per i regimi all'importazione in procedura di domiciliazione.
Con la suddetta circolare l'Agenzia delle Dogane, nell’ambito del sistema AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise), dà la facoltà agli operatori che già utilizzano le procedure per lo sdoganamento telematico all’esportazione ed a quelli che aderiranno, su base volontaria allo sdoganamento telematico all’importazione (di cui alla circolare n. 18/D del 24 marzo 2004), di utilizzare “il fascicolo elettronico” per la conservazione dei documenti a corredo della dichiarazione doganale.
Dal 1° luglio 2009[2] è stata infatti resa obbligatoria la presentazione in via telematica delle dichiarazioni di esportazione e di esportazione abbinata al transito, a prescindere dalla procedura ordinaria o semplificata utilizzata per l’assolvimento delle connesse formalità doganali.
Con la circolare 22/D del 26.11.2009 si dà avvio anche alle procedure di sdoganamento telematico per i regimi all’importazione (definitiva, perfezionamento attivo, reimportazione) in procedura di domiciliazione, dando atto che sono state realizzate le nuove procedure informatizzate per la presentazione di tali dichiarazioni telematiche.
La prima parte della circolare si occupa della “Dichiarazione Telematica” all'importazione e prevede la compilazione di un documento elettronico nel quale andranno riportati tutti i dati, le attestazioni e le annotazioni eventualmente richieste dalla normativa comunitaria e nazionale utilizzando le codifiche attualmente in uso per la compilazione del DAU [3]. Tale documento sarà poi munito di firma digitale ed inviato telematicamente all'Agenzia delle Dogane secondo le modalità previste nel “Manuale per l'utente del servizio telematico dell'Agenzia delle Dogane”.
Alla ricezione del file il sistema invierà un messaggio di risposta, il cui esito può essere di svincolo della merce ovvero di selezione per il controllo:
La dichiarazione doganale è, a ogni fine di legge, il file inviato tramite il servizio telematico doganale munito del codice di autenticazione (firma digitale). Il contribuente è tenuto, però, a conservare le dichiarazioni e i documenti allegati.
Nella seconda parte della circolare sono indicate le regole per la costituzione e gestione di un “fascicolo elettronico” da parte del dichiarante applicabili sia alle dichiarazioni telematiche di importazione che d'esportazione [4], facendo esplicito riferimento a quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale, dalla delibera CNIPA 11/04 e successive modificazioni e dall'art. 2215 bis del codice civile: di fatto è sancita la “conservazione sostitutiva” della documentazione (analogica e digitale) unitamente al DAU a cui è correlata. Infatti il richiamato “fascicolo elettronico” dovrà essere identificabile, ai fini della ricerca/estrazione dagli archivi dell'operatore, tramite gli estremi di registrazione della dichiarazione, e conterrà l'immagine elettronica del DAU e dei documenti a corredo della dichiarazione inviata.
L’autorità doganale conferma con le indicazioni contenute nella circolare in oggetto di avere preso definitiva dimestichezza con l’utilizzo della dichiarazione telematica, integrata dall’utilizzo della firma digitale, e di avere accolto pienamente la modalità di “conservazione sostitutiva” della dichiarazione e di tutta la documentazione a supporto.
Nella circolare è peraltro precisato che la modalità di “conservazione sostitutiva” non è estensibile ai documenti le cui caratteristiche fisiche (colore, grammature della carta, etc...) hanno specifica rilevanza giuridica (ad esempio il “certificato di circolazione EUR1”), prevedendo la conservazione obbligatoria dell’originale documento cartaceo: quest’ultimo richiamo ci ricorda quanto a tutt’oggi restino comunque specifici ambiti in cui non si possa prescindere dal supporto cartaceo per particolari tipologie di documentazione, anche se ormai tali casistiche rappresentano sempre più una minoranza nel panorama della documentazione amministrativa comunemente gestita da enti e aziende.
[1] Decreto Ministero dell'economia e delle finanze del 23 gennaio 2004: Testo base che contiene le regole per la conservazione dei documenti “con valenza tributaria”, con particolare riferimento alle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
[2] Sulla base del Regolamento n. 1875/2006 che modifica le disposizioni di attuazione del Codice doganale comunitario (Reg. CE n. 2454/93), e delle relative ulteriori modificazioni intervenute ad opera dei Reg. CE .273/2009 del 2 aprile 2009 e n. 414/2009 del 20 aprile 2009.
[3] Il Documento Amministrativo Unico (DAU) costituisce di per sè la dichiarazione doganale per tutti i regimi doganali e le destinazioni doganali utilizzati dagli operatori. Esso è in uso dal 01.01.1993, è stato istituito dal Reg. Cee 2913/92 e la sua applicazione è stata disciplinata dal Reg. Ce 2454/93
[4] La circolare in esame estende le disposizioni relative alla costituzione e conservazione del fascicolo elettronico anche alle dichiarazioni telematiche per i regimi di esportazione, di transito e di esportazione abbinata a transito, di cui alla circolare n. 18/D del 24 marzo 2004 e successive modifiche ed integrazioni, con riferimento alle quali specifica che fino a successiva comunicazione restano ferme le procedure previste dalla Circolare 15/D del 23 giugno 2009 per l’inoltro all’ufficio doganale della documentazione a corredo della dichiarazione doganale trasmessa in via telematica.
a cura di:
dott. Andrea Cortellazzo
pubblicato su:
C&S Informa, volume 11, numero 1 anno 2010