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Conservazione a norma più affidabile con la sinergia tra commercialisti e notai

Con la fatturazione elettronica e l’evoluzione verso la gestione dei documenti solo in digitale, la collaborazione garantisce economicità ed efficienza

Nell’arco degli ultimi 10 anni, dall’avvento della piena validità fiscale della cosiddetta “conservazione sostitutiva” dei documenti amministrativi e contabili, la professione del Commercialista ha gradualmente preso coscienza degli elementi di estrema significatività correlati all’evoluzione sempre più orientata alla gestione documentale del “solo digitale”.

Vista dall’occhio anche appassionato di chi scrive, è un po’ come rappresentare una grande costruzione dove per anni si è studiata, progettata e poi finalmente realizzata un’opera che solo nell’ultimo periodo ha manifestato tutta la sua valenza e utilità: infatti il tetto di questa costruzione, per non dire gli impianti e le finiture finali, le possiamo idealmente abbinare alla “fatturazione elettronica”, la cui obbligatorietà prende il via il prossimo 6 giugno. Se da un lato la correlata modalità di interscambio dei flussi di fatturazione verso gli enti pubblici appare, ad una prima lettura, come l’elemento operativo prioritario, è peraltro necessario sottolineare la portata ben più ampia della conseguente “conservazione sostitutiva a norma” obbligatoria degli stessi documenti.

Come ulteriore aspetto preliminare, mi preme sinteticamente sottolineare anche l’ulteriore elemento correlato alla “standardizzazione” dei flussi di fatturazione obbligatori verso la Pubblica Amministrazione (in formato xml): ciò che è infatti ragionevolmente atteso è una rapida e omogenea diffusione per tutti i sistemi/software gestionali/contabili di una specifica funzione applicativa del tipo “esporta file fatturazione come da standard fattura PA”. Conseguirà, quindi, una crescente facilità da parte di enti/aziende e anche professionisti di ottenere interi flussi di “fatturazione passiva” da fornitori, secondo l’analogo standard, con una conseguente possibile automazione, da un punto di vista informatico, dell’intero ciclo contabile passivo.

Fatte salve le suddette premesse, dovrebbe risultare abbastanza chiaro che la consapevolezza da parte dei Commercialisti delle dinamiche contabili in termini di efficienza operativa, correlate all’avvio della “fatturazione elettronica”, porterà rapidamente ad innalzare l’attenzione sulla necessaria e indispensabile affidabilità della “conservazione a norma” nel tempo dei documenti amministrativi/contabili digitali. In parole semplici: se tutta la documentazione amministrativa di aziende ed enti va verso il “solo digitale”, diventa indispensabile l’affidabilità della sua “conservazione a norma”.

In tale prospettiva la comune esperienza di decenni di collaborazione professionale tra i Commercialisti e i Notai ha consentito negli ultimi anni la realizzazione di un comune progetto, capace di garantire il grado di affidabilità richiesto dalla suddetta “conservazione a norma” di medio/lungo periodo. Se da un lato i Commercialisti sono i naturali “responsabili della conservazione a norma” dei documenti amministrativi, contabili e fiscali digitali, è altrettanto indubbio che le complementari competenze notarili siano auspicabili nel dare valenza alla soluzione di “conservazione a norma” degli stessi documenti digitali.

L’esperienza realizzata da oltre due anni all’interno della rete d’impresa Menocarta.net rappresenta l’esempio più virtuoso a livello nazionale del valore aggiunto ottenuto dalla sinergia organizzata delle due competenze professionali, l’una complementare all’altra, a garanzia di un’assoluta affidabilità anche verso i terzi, nell’ambito della conservazione nel tempo, con piena validità legale della documentazione digitale.

Volendo fare un esempio operativo concreto si pensi a tutti i casi di “conservazione a norma di libri e registri contabili/fiscali”, per cui la prassi corrente richiede sistematicamente “estratti notarili” per poter supportare l’avvio dei cosiddetti decreti ingiuntivi di pagamento: solo la sinergia efficace tra il responsabile della conservazione a norma “Commercialista” e il “sistema di conservazione con la presenza del Pubblico Ufficiale” (Notaio) riesce concretamente a garantire economicità ed efficienza secondo gli standard di servizio attesi da aziende ed enti richiedenti.

I prossimi mesi saranno certamente il primo vero banco di prova per tutti gli operatori che offrono a vario titolo servizi di “conservazione a norma”: Menocarta.net si vuole differenziare per un profondo connotato professionale grazie alla stretta e sinergica collaborazione di Commercialisti e Notai con consolidate esperienze nei servizi digitali.

a cura di:

dott. Andrea Cortellazzo

pubblicato su:

Eutekne.info - Il Quotidiano del Commercialista del 07 maggio 2014

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