A partire dal prossimo 6 giugno si avvierà l’obbligo della sola “Fatturazione Elettronica” verso la Pubblica Amministrazione, dando piena attuazione a quanto la “Finanziaria 2008” già aveva definito: infatti è sancito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il cd. “Sistema di Interscambio (SdI)” (sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie”),  nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.

Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

Nell’arco degli ultimi 10 anni, dall’avvento della piena validità fiscale della cosiddetta “conservazione sostitutiva a norma” dei documenti amministrativi e contabili, professionisti, aziende ed enti hanno gradualmente preso coscienza degli elementi di estrema significatività correlati all’evoluzione sempre più orientata alla gestione documentale del “solo digitale”, che ora affronta l’importante appuntamento dell’avvio della “fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA”.

Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal prossimo 6 giugno, non potranno quindi più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

La “fatturazione elettronica”, la cui obbligatorietà verso la PA prende il via il prossimo 6 giugno, ha alcuni elementi essenziali che devono essere tenuti in considerazione: 

• I flussi di fatturazione dovranno rispettare uno specifico standard (in formato .xml) e dovranno essere firmati digitalmente”; Per maggiori dettagli informativi facciamo rinvio al sito web http://www.fatturapa.gov.it
• I file relativi alle fatture indirizzate alla PA dovranno essere integrati da un’informazione aggiuntiva relativa al cd “Codice IPA”, con cui identificare in modo inequivocabile il soggetto pubblico destinatario della fattura Per maggiori dettagli informativi facciamo rinvio al sito web http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php  
• Sono previste alcune specifiche e stringenti modalità di invio telematico, definite “sistema di interscambio”, quale unico “canale” di invio delle fatture ai diversi enti/aziende della Pubblica Amministrazione”;
• Tutte le fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione dovranno essere obbligatoriamente conservate in modalità elettronica, con una corretta procedura di “conservazione sostitutiva a norma”.

Il consolidarsi nei prossimi mesi della suddetta “fatturazione elettronica” consentirà l’ottenimento di innegabili vantaggi in termini di efficienza ed economicità dei processi amministrativi e contabili, non dovuti ai soli risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti.

Infatti la “standardizzazione” dei flussi di fatturazione obbligatori verso la Pubblica Amministrazione (in formato .xml) consentirà una rapida ed omogenea diffusione in tutti i sistemi/software gestionali/contabili di una specifica funzione applicativa del tipo “esporta file fatturazione come da standard fattura PA”, con una  crescente facilità da parte di enti/aziende e anche Professionisti di ottenere interi flussi di “fatturazione passiva” da fornitori, secondo l’analogo standard, interamente automatizzabile da un punto di vista informatico, dell’intero ciclo contabile passivo.

Quindi si attende:

• Una riduzione ed ottimizzazione dei costi legata all’assenza di “data entry manuale”, riduzione degli errori nelle registrazioni contabili, assenza smarrimenti documentali, ecc;
• Una riduzione del rischio di false fatturazioni o duplicazioni;
• Una crescente facilità di riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti;
• Una crescente riduzione degli errori nei pagamenti e una riduzione del numero medio dei giorni necessario a ricevere l’incasso delle fatture.

Fatte salve tutte le suddette premesse, dovrebbe risultare abbastanza chiaro che la consapevolezza da parte di Professionisti, Aziende ed Enti, delle dinamiche contabili, in termini di efficienza operativa, correlate all’avvio della “fatturazione elettronica”, porterà rapidamente ad innalzare l’attenzione sulla necessaria e indispensabile affidabilità nel tempo della “Conservazione a Norma” dei documenti amministrativi/contabili digitali. In parole semplici: se tutta la documentazione amministrativa di aziende ed enti va verso il “solo digitale”, diventa indispensabile l’affidabilità della sua “Conservazione a Norma”.

In tale prospettiva la comune esperienza di decenni di collaborazione professionale tra i Commercialisti e Notai dovrà garantire il grado di affidabilità richiesto dalla suddetta “Conservazione a Norma” di medio/lungo periodo: infatti, se da un lato i Commercialisti sono i naturali “Responsabili della Conservazione a Norma” dei documenti amministrativi, contabili e fiscali digitali,  è altrettanto indubbio che le complementari competenze notarili siano auspicabili nel dare valenza alla soluzione di “Conservazione a Norma” degli stessi documenti digitali.

a cura di: 

dott. Andrea Cortellazzo

pubblicato su:

C&S Informa, volume 15, numero 2 anno 2014