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Focus

Conservazione sostitutiva di libri e registri contabili: Libro Giornale - Ripristino cadenza annuale (art. 2215 bis c.c.)

La Legge di conversione del Decreto Sviluppo, n. 106 del 12 luglio 2011, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale 160 del 12 luglio, ha modificato nel codice civile l’articolo 2215 bis, che semplifica le procedure e le tempistiche per la tenuta in modalità informatica di libri e scritture contabili.  

In via generale il testo dell’articolo 2215 bis c.c., risultante dopo le modifiche apportate dall’art. 6, co. 2, lettera f-quarter del DL n. 70/2011, prevede che “ i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possano essere formati e tenuti con strumenti informatici”.  

La normativa fa quindi riferimento a tutti i libri obbligatori la cui disciplina richiami le formalità di tenuta dettate in materia di scritture contabili, e non fa riferimento ai soli libri, ma a “tutta la documentazione” con cui deve intendersi in ambito estensivo, tutta l’attività rappresentativa di uno o più atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti dell’azienda.  

La principale semplificazione introdotta con la modifica del suddetto articolo del c.c., è lo spostamento del termine di conservazione sostitutiva del libro giornale, da trimestrale ad annuale: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”, atte a garantire un’opponibilità ai terzi ed una certezza sull’identità del firmatario e la non modificabilità dei dati contenuti nel documento.      

L'ultimo comma dell'articolo 2215 bis c.c., inserito ex-novo dalla legge di conversione del suddetto decreto, prevede per i documenti a rilevanza fiscale l'allineamento del termine annuale per la tenuta con quello relativo alla conservazione sostitutiva. Il coordinamento con le norme sulla conservazione sostituiva dei documenti fiscali (art. 3 Dm 23 gennaio 2004) consente di avere una tempistica semplificata in merito alle procedure per la tenuta e la conservazione digitale di documenti e scritture obbligatorie ai fini civilistici, in quanto vi è completo allineamento sulle tempistiche previste per il completamento della procedura di conservazione sostitutiva dei diversi documenti interessati.  

Alla luce della suddetta modifica il quadro normativo di riferimento lascia quindi la possibilità di scelta sulla modalità di tenuta delle scritture contabili in modalità informatica secondo il nuovo articolo 2215 bis c.c., con tempistiche del tutto analoghe a quanto previsto per la modalità di tenuta cartacea, di cui agli artt. 2215 e 2219 c.c.: avendo rimosso l’obbligo temporale trimestrale inizialmente previsto per la conservazione sostitutiva del libro giornale, ora ogni azienda ha la concreta possibilità di semplificare la tenuta dei libri e registri contabili e fiscali, adottando la sola tenuta informatica degli stessi, attraverso una comune procedura di “conservazione sostitutiva” allineata alla cadenza annuale di predisposizione.

Il nostro Studio da molti anni ha sviluppato competenze specifiche per accompagnare le aziende nella scelta delle soluzioni di conservazione sostitutiva, in particolare dei libri, registri e documenti la cui tenuta è obbligatoria a fini civilistici e fiscali, potendo seguire anche tutta la fase implementativa della soluzione informatica individuata, grazie al supporto della propria struttura specialistica SI.GED. S.r.l., in cui sono confluite le risorse tecniche specialistiche in materia.  

Restiamo pertanto a disposizione per ogni necessità di chiarimento sulla tematica in oggetto, anche attraverso un incontro illustrativo delle soluzioni di “conservazione sostitutiva” disponibili.

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